(først publisert på TTU sine Facebook-sider)
Kjære TTU venner!
Under TTU årsmøtet på sommerleiren 2016 ble jeg valgt til president i TTU, og med meg har jeg fått noen kreative og initiativrike vara- og styremedlemmer. Vi har benyttet sommeren til å gjøre oss godt kjent med våre styreoppgaver og vedtekter for å utøve vår jobb best mulig. 04.09.2016 avholdt vi vårt første styremøte hvor vi hadde særdeles mye på agendaen. Møtereferat fra dette møtet skal vi sende til lederne i deres klubber straks det er ferdigstilt.
Vi har til nå benyttet mye tid til å få ryddet litt i økonomien gjennom å bytte bank og implementere et nytt regnskapssystem, som også gir oss et verktøy som på sikt letter hverdagen. Her er Martin Lilleeng Sætra svært sentral og jobber stort sett hver dag med å få rettet opp i «barnesykdommer».
For å kunne kommunisere bedre med dere har vi i styret utnevnt flere sentrale roller. Informasjons ansvarlig i TTU er Leni Kristiansen som i den kommende tiden kommer til å sørge for at vi reduserer antall Facebook grupper for TTU, etablerer et type nyhetsbrev på vår hjemmeside og sender ut viktig info til våre medlemsklubber. På den måten skal vi sørge for at dere får nødvendig informasjon, og i tillegg får vite hva som «rører seg» i TTU på forvaltningssiden.
Vise president Anja Skagmo har i tillegg til å støtte meg påtatt seg rollen som sekretær og kommer til å utarbeide skriv, lage møtereferat og sørge for at informasjon om styret arbeid når dere på ulike kanaler. For å understøtte informasjonsbehovet er Øyvind Kveine Olsen utnevnt til Web-ansvarlig og kommer til å benytte mye tid til å rydde i vår hjemmeside, samtidig som at han og Martin jobber parallelt med å utvikle en ny web side til TTU.
Øyvind kommer til å benytte mye tid til å rydde i eksisterende hjemmeside for å få den så oppdatert som mulig de kommende ukene, og legge inn relevant informasjon til dere. I tillegg skal vi få lagt inn alle formelle skriv som dere har å forholde dere til som medlemsklubber i TTU.
Ny hjemmeside for TTU kommer først på nyåret. Vi ønsker å få en så moderne side som mulig, men samtidig en hjemmeside som kan ivareta TTU shop, alle påmeldinger og samtidig kunne kommunisere med vårt regnskapssystem. Da blir det langt enklere for oss å administrere TTU i fremtiden. Dette har vi fremsendt søknad om midler for, og avventer svar på det mot slutten av året. Derfor må vi be dere tålmodig benytte den gamle hjemmesiden inntil videre.
Selv har jeg benyttet mye tid for å finne ut hva jeg har å lede på, og hvilke formelle skriv som foreligger for vår virksomhet. Dessverre har vi kun TTU vedtekter å vise til, hvilket er for lite for meg å kunne lede organisasjonen på. Vi har derfor allerede utarbeidet en organisasjonsskisse for produksjon i virksomheten, etablert en fagsøyle organisasjon som skal ivareta tradisjonell TKD, og samtidig gitt TTU eldste råd og TTU kodanja råd i oppdrag om å levere et mandat for deres virksomhet innen utgangen av oktober.
I tillegg til dette skal Øyvind og jeg få ferdigstilt en organisasjonsplan for TTU som beskriver organisasjonen, roller i TTU, hensikt, verdier og mål. Dette skal ferdigstilles til TTU vinterleir 2016. Sammen med dette kommer alle TTU medlemsklubber til å motta en kontrakt som formelt bekrefter klubbens medlemskap til TTU, og som beskriver forpliktelser TTU og medlemsklubben har til hverandre. Denne ber jeg dere underskrive, scanne og sende til oss elektronisk slik at vi kan etablere et medlemsarkiv for våre klubber.
TTU pensum har også vært «en het potet» de siste årene, og dessverre har jeg opplevd at det kan være svært rekrutteringshemmende for TTU. Vi har derfor sett på pensum for å finne løsninger som kan lette på den store påkjenningen det er både som medlemsklubb og utøver, men ikke minst som utenforstående, å møte et stort studium med pensum og bøker for å kunne bære vår TTU uniform. Dette må vi rett og slett rydde opp i så snart som mulig, og får derfor prioritet.
Vi har kommet frem til at pensum enten må få en fullstendig revisjon, eller at det gjennomgår en seksjonering slik at man ikke trenger å gradere til DAN, på det våre TTU Mestre allerede har anerkjent på GUP graderinger. Oppdraget om å etablere nytt pensum er sendt til Eldste rådet med frist 14. november. Nytt pensum vil derfor tidligst bli gjeldende for gradering på sommerleir 2017.
For å håndtere TTU sommerleir 2017 er det nedsatt en arbeidsgruppe bestående av Master Nils Andrè Hoffmann Olsen, Master Jonas Bjerck, Nathalie Holum, Hung Lee og Atle T. Stangeby. Arbeidsgruppen ledes av Master Nils Andrè Hoffmann Olsen. De fikk kort frist til å beslutte sted, da vi allerede var sent ute i planleggingen. Grunnet krav om en del større endringer til neste års sommerleir, og at vårt alternativ til lokalisering var utenfor fellesferien i Norge, har valget i arbeidsgruppen falt på Brandbu. Vårt håp er at vi allerede på sommerleir 2017 kan annonsere hvor sommerleir 2018 avholdes, så vi ber de av dere som ønsker å arrangere sommerleir om å sende oss en søknad om dette. Søknaden må som et minimum inneholde klubb, tid, sted og budsjett.
Informasjon om neste års sommerleir, program for leir, instruktører og aktiviteter vil dere motta på klubbledermøtet på årets TTU Vinterleir. Vel møtt!