Formålet med disse retningslinjene er å definere det tekniske som må være tilstede for at en samling skal godkjennes som et TTU arrangement, samt avklare forhold mellom arrangørklubb og TTU. Disse retningslinjene er gjeldende både for Danseminarer og Yudanjasamlinger.
- Inntektene fra arrangementet må dekke utgiftene til arrangørklubben. Dette inkluderer bl.a. instruktørhonorarer, reiseutgifter for instruktører, frokost og lunsj, lokaler og andre utgifter man måtte ha. Instruktørhonorarer gjelder også i de tilfeller der Master Cho instruerer. Det følger da de veiledende satsene som for tiden er kr. 6000,- for en weekend. Dette betales inn til TTU.
- I forkant av arrangementet bes arrangørklubb sende inn budsjett for aktiviteten til styret (post@ttu.no), snarest etter utløpt påmeldingsfrist. Dette for at eventuelle tiltak ved underskuddsbudsjett skal kunne avklares på forhånd.
- Overskudd fra aktivitetene tilfaller arrangørklubben.
- Kodanjaleder er kontaktperson for arrangørklubb og instruktører, temaer og eventuelle spørsmål avklares med vedkommende. Kodanjaleder treffes på kodanja@ttu.no.
- Samlingen skal være søkt om til TTUs styre og godkjent på forhånd.
- Minst en av TTUs Kodanjaer skal instruere eller delta og ha hovedansvaret for å kvalitetssikre innholdet
- Deltakelses liste må sendes leder for Yudanjarådet snarest etter avsluttet arrangement, senest innen 2 uker.(Rapporteringen er særdeles viktig med tanke på å få registrert utøvernes deltagelse på arrangementet i Yudanjaregisteret. Noe som igjen er nødvendig for å kunne Dangradere i TTU regi.)
- Sørg for å få tatt ihvertfall ett gruppebilde av deltagerne. Dette sammen med en liten tekst om hvordan arrangementet har foreløpt osv. sendes til webmaster så snart som mulig.
- Søk om arrangementet i god tid før søknadsfristen
- Finn en dato innenfor den veiledende aktivitetsplanen i samarbeid med styret.Prøv å unngå at andre arrangementer (mesterskap o.l.) ”kolliderer” med samlingen
- Arrangøren er ansvarlig for å lage innbydelse og utsendelse av denne til klubbene i god tid før samlingen.Styret er behjelpelig med elektronisk utsendelse og publisering på www.ttu.no
- Innbydelsen skal minst inneholde: kontaktperson, sted/vegbeskrivelse, tid for registrering/avslutning, pris, samt et utkast til program.Enkle maler kan lastes ned fra web siden.
- Overnattingsmuligheter må organiseres, og avklar ev. brannvakt o.l.
- Enkel frokost og lunsj skal være inkludert i oppgitt pris.
- Sørg for muligheten til en felles middag minst en gang i løpet av samlingen/seminaret.
- Om ønskelig, sett av tid til yudanja- ev. også kodanja- møte i programmet.
- Revidert program fremlegges på arrangementet.
- Samlingen bør ha et tema. Dette stettes i hovedsak av Kodanjaleder og Master Cho, men arrangøren kan/bør ta kontakt med disse og komme med innspill.
- TTU vurderer en form for medlemspass til registrering av aktiviteter. Når dette er på plass må det tilrettelegges for at deltagerne kan få stemplet passene sine med aktiviteten.